UBIPLACE est un éditeur de logiciel qui conçoit et vend des produits et services au travers d’une plateforme SaaS dans le domaine de la collecte de données au sein d’infrastructures et de bâtiments.

UBIPLACE commercialise un produit nommé HSE Report, une application mobile permettant de relever, sur les chantiers, les situations à risques pour la sécurité des personnes et pour l’environnement. Cette application est reliée à une interface de gestion permettant le traitement des relevés de terraint.

Egis SA a choisi UBIPLACE pour bénéficier de ses produits et services en mode SaaS dans le cadre de la gestion des chantiers. UBIPLACE reconnaît disposer des moyens et compétences nécessaires afin de répondre à ses besoins.

IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – OBJET

Le présent Contrat a pour objet de définir les conditions et modalités techniques et commerciales de l’utilisation par le Client d’une plateforme en mode Saas dont le détail des services figure en Annexe 1, ainsi que le service de Maintenance qui sera assurée par le Prestataire sur la Solution.

 

ARTICLE 2 – DEFINITIONS

Les termes débutant par une majuscule au sein du Contrat, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, ont la signification qui leur est donnée ci-après :

Anomalie : désigne tout dysfonctionnement ou non-conformité des fonctionnalités de la Solution qui empêche le fonctionnement normal de tout ou partie de la Solution ou qui provoque un résultat incorrect ou un traitement inadapté alors que la Solution est utilisée conformément à sa destination.

Anomalie Bloquante : désigne toute Anomalie rendant impossible l’utilisation de tout ou partie (des fonctionnalités) de la Solution.

Anomalie Non Bloquante : désigne toute Anomalie permettant de poursuivre l’exploitation complète de la Solution dans l’ensemble de ses fonctionnalités, même si cela se fait au moyen d’une procédure inhabituelle, mise en œuvre par le Client lui-même.

Assistance : désigne les prestations définies à l’article 5.2.1 du présent Contrat, fournies par le Prestataire au Client, et consistant en du conseil et de l’assistance à l’utilisation de la Solution ;

Contrat : désigne les présentes conditions générales d’abonnement, leurs annexes et, le cas échéant, le bon de commande, les conditions particulières et les avenants dûment signés par les deux Parties.

Documentation : désigne les manuels techniques et d’information afférents à la Plateforme et remis par le Prestataire lors de la recette de la Solution.

Données du Client : désigne, dans le cadre de l’utilisation de la Solution, tous types d’information, de données et de contenus, collectés, hébergés puis traités et exploités par UBIPLACE et qui demeurent l’entière propriété du Client.

Données à Caractère Personnel ou DCP : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » : une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un élément identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Informations Confidentielles : désigne toute information, données et document divulgué, transmis ou mis disposition par l’une des Parties, un bénéficiaire ou un utilisateur du Client à l’autre Partie, oralement ou par écrit qualifié ou non de confidentielle en ce compris notamment  les stipulation du Contrat, concept, stratégie industrielle, plan marketing, compte-rendu de réunion, mémorandum, analyse, méthodologie, logiciel, progiciel, savoir-faire, que ces informations soient ou non protégeables au titre de la propriété intellectuelle et industrielle, les Données du Client, les DCP, les Services, les éventuels audits, rapport d’audit et plans correctifs, le cas échéant, les plans commerciaux et marketing, les informations technologiques et techniques, les dessins des produits et les procédés commerciaux. Les Informations Confidentielles ne comprennent pas les informations qui (i) sont ou tombent dans le domaine public, (ii) sont connues de la Partie destinataire qui peut en apporter la preuve, antérieurement à leur divulgation par la Partie divulgatrice ou un tiers pour son compte, (iii) ont été développées par la Partie destinataire indépendamment de tout manquement à ses obligations et sans utilisation des Informations Confidentielles de l’autre Partie ou (iv) sont divulguées par des tiers non utilisateur indépendamment de tout manquement de ses obligations à l’égard de la Partie divulgatrice.

Interlocuteurs privilégiés : désigne les personnes désignées par chacune des Parties, parmi son personnel ayant la compétence nécessaire, pour centraliser toutes les informations et questions et communiquer avec l’autre Partie. Le nom des premiers Interlocuteurs Privilégiés désignés par chacune des parties figure en Annexe 3.

Législation relative à la protection des données : désigne toutes lois et tous règlements en matière de protection des données à caractère personnel et applicables à l’une ou l’autre des Parties dans le cadre du présent Contrat et notamment, le règlement général européen sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »), ainsi que les législations nationales en la matière, dont la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 n°78/17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée et les recommandations, les directives et/ou les avis ayant force de loi et/ou toute autre législation applicable relative à la vie privée ou à la protection des données personnelles en vigueur, et leurs modifications successives ainsi que plus généralement tout texte qui viendrait les compléter ou modifier.

Maintenance : désigne l’ensemble des prestations et actions correctives et/ou préventives assurées par le Prestataire au titre du Support, afin de corriger et d’améliorer la Solution, et telles que définies à l’article 5.2.

Maintenance préventive : désigne les prestations indiquées à l’article 5.2.3. du présent Contrat.

Message : désigne l’ensemble des messages PUSH, SMS et emails publiés par le Client sur la Plateforme dans le but de les partager et de les rendre accessibles aux Utilisateurs ;

Module : désigne individuellement ou collectivement des fonctionnalités modulables de la Plateforme édité par UBIPLACE qui en détient la propriété exclusive, tel que souscrit par le Client ;

Objet connecté : désigne le dispositif électronique sans fil incorporant des éléments connectiques communiquant avec la Plateforme, émettant des messages en Bluetooth et permettant ainsi aux Utilisateurs, grâce à l’application ou page web, de recevoir les Messages du Client lorsqu’ils se trouvent dans le périmètre d’émission de l’Objet connecté ;

Paramétrages complémentaires : désigne les paramétrages pouvant être réalisés, le cas échéant, par UBIPLACE dans le cadre de Prestations Complémentaires destinées à répondre à des besoins spécifiques du Client.

Plateforme : désigne l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme en ligne en mode SAAS (Software as As Service), propriété exclusive de UBIPLACE, permettant au Client d’avoir accès, qu’il a choisi et ainsi de diffuser ses Messages aux Utilisateurs, grâce à la licence qui lui est concédée par UBIPLACE au titre des présentes ;

Personne autorisée : désignent les employés, les filiales au sens de l’article L233-1 et suivants du code du commerce et leurs employés, les consultants et les sous-traitants et leurs employés, ayant besoin d’en connaître et soumis à des obligations de confidentialités (ou secret professionnel) et de non-utilisation.

Prestations Complémentaires : désignent toutes prestations additionnelles que UBIPLACE pourra également fournir sur demande du CLIENT, dans le cadre de la réalisation d’un devis spécifique. Ces prestations pourront notamment consister en la réalisation de développements logiciels, de l’intégration de données, de la maintenance, de la formation, etc. ;

Proposition : désigne la proposition formulée par le Prestataire, acceptée par le Client et jointe en Annexe 2.

Services : désigne l’ensemble des services que UBIPLACE s’engage à fournir aux Clients définis en Annexe 1 et notamment la Solution, son installation, sa maintenance, en fonction de ce qu’ils auront effectivement souscrits auprès de UBIPLACE tel que des paramétrages ou des adaptations complémentaires ;

Solution : désigne l’ensemble constitué de la Plateforme et des Modules souscrits, formant la solution logicielle, défini en Annexe 1, et, le cas échéant, comprenant les mises à jour, les nouvelles versions, les paramètres standards et/ou spécifiques ;

Support : désigne l’ensemble des prestations indiquées à l’article 5.2.2. du présent Contrat.

Utilisateurs : désigne toute personne physique dûment autorisée par le Client à utiliser la Solution en se connectant via un objet connecté en vue d’accéder aux Messages publiées par le Client ;

ARTICLE 3 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DU CONTRAT

Le présent Contrat entre en vigueur avec effet rétroactif au [XX] pour une durée de cinq (5) ans.

Le Contrat est renouvelé par tacite reconduction par période(s) supplémentaire(s) d’un (1) an. Le Contrat pourra être résilié à tout moment par chacune des Parties en observant un préavis prenant fin le dernier jour du troisième (3ème) mois suivant celui au cours duquel la lettre de résiliation a été notifiée à l’autre Partie. Les Parties confirment qu’en aucun cas elles n’ont l’intention de conclure un contrat à durée indéterminée. Le présent Contrat déroge aux articles 1210 à 1215 du Code civil.

 

Nonobstant ce qui précède, les articles 8, 9, 10 et 15 et toutes autres obligations qui par leur nature ont vocation à se prolonger après la résiliation ou l’expiration du Contrat restent en vigueur après la résiliation ou l’expiration du présent Contrat.

ARTICLE 3 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DU CONTRAT

Le présent Contrat entre en vigueur avec effet rétroactif au [XX] pour une durée de cinq (5) ans.

Le Contrat est renouvelé par tacite reconduction par période(s) supplémentaire(s) d’un (1) an. Le Contrat pourra être résilié à tout moment par chacune des Parties en observant un préavis prenant fin le dernier jour du troisième (3ème) mois suivant celui au cours duquel la lettre de résiliation a été notifiée à l’autre Partie. Les Parties confirment qu’en aucun cas elles n’ont l’intention de conclure un contrat à durée indéterminée. Le présent Contrat déroge aux articles 1210 à 1215 du Code civil.

 

Nonobstant ce qui précède, les articles 8, 9, 10 et 15 et toutes autres obligations qui par leur nature ont vocation à se prolonger après la résiliation ou l’expiration du Contrat restent en vigueur après la résiliation ou l’expiration du présent Contrat.

ARTICLE 4 – OBLIGATION DE COLLABORATION

 

Les Parties reconnaissent et acceptent que les aspects techniques et commerciaux de leur relation contractuelle, ainsi que les perspectives d’évolution du présent Contrat requièrent qu’une collaboration soit organisée entre leurs services et intervenants respectifs.

A ce titre, :

• UBIPLACE en tant que professionnel de l’informatique et dans le cadre de son obligation de conseil s’engage à fournir au Client des conseils et informations concernant la mise en place et l’utilisation des Services et à apporter au Client toute préconisation nécessaire à l’optimisation de ses choix et à la couverture la plus appropriée de ses besoins.
• UBIPLACE s’engage à (i) réaliser les Services selon le Calendrier d’Exécution ou tout autre délai convenu ultérieurement par accord écrit des Parties et (ii) atteindre la disponibilité de la Solution défini à l’Annexe 2.
• le Client s’engage (i) à désigner, pour ce faire, au sein de son personnel, des personnes qualifiées qui pourront être également les interlocuteurs de UBIPLACE, (ii) à fournir à UBIPLACE, en temps utiles, les éléments d’information nécessaires à l’accomplissement des Services, y compris les sources, cahiers des charges et tous documents techniques utiles, (iii) à appliquer strictement les instructions données par UBIPLACE et à respecter toutes les stipulations du présent Contrat, (iv) à laisser, le cas échéant, pénétrer dans ses locaux les personnes dûment mandatées par UBIPLACE, afin de réaliser les Services prévus au Contrat.
• Le Client s’engage (i) à appliquer les instructions données par UBIPLACE et à respecter toutes les stipulations du présent Contrat, (ii) à respecter l’ordre public et les bonnes mœurs (iii) à effectuer toutes les diligences et prendre toutes les mesures possibles afin de sauvegarder les Données et d’éviter les pertes éventuelles de celles-ci à l’occasion de l’intervention de UBIPLACE.

 

En cas de difficulté lors de l’exécution du présent Contrat, la collaboration nécessaire des Parties les engage à s’informer mutuellement dans les meilleurs délais afin de permettre leur concertation sur la meilleure solution à y apporter.

ARTICLE 5 – MODALITE D’EXECUTION DES SERVICES

 

Le Prestataire s’engage à réaliser les Services définis à l’Annexe 1 et le cas échéant, les Prestations Complémentaires avec tout le soin requis à ce titre, conformément aux règles de l’art.

 

5.1 Mise à disposition de la Solution

 

5.1.1 Calendrier de mise à disposition de la Solution

UBIPLACE s’engage à mettre en place la Solution selon l’allotissement défini, le cas échéant, et conformément au calendrier prévisionnel d’exécution joint en Annexe 4 (ci-après le « Calendrier d’Exécution »).

 

Compte tenu de la nature des prestations confiées au Prestataire, il est convenu entre les Parties que les délais figurant dans ledit Calendrier d’Exécution sont indicatifs et pourront être modifés par avenant au présent Contrat. Le Prestataire s’efforce de respecter ce Calendrier d’Exécution aux mieux de ses moyens, mais n’encourt aucune responsabilité si certains délais n’étaient pas respectés, sauf négligence grave, faute intentionnelle, faute lourde ou dol.

 

Dans le cas où le respect de certaines dates serait engageant pour le Prestataire, les Parties le mentionneront expressément dans l’Annexe 4 ou par avenant au Contrat.  Des pénalités pourront s’appliquer en cas de retard par rapport à ces dates engageantes, imputable au Prestataire, sous réserve que le Client notifie le Prestataire de l’application des pénalités de retard dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de la connaissance par le Client de la survenance du retard.

Les pénalités seront calculées selon la formule suivante :

• Pour un nombre de jours ouvrables de retard inférieur à 10 jours ouvrables : aucune pénalité ne sera versée par le Prestataire au Client ;
• Pour un nombre de jours ouvrables de retard supérieur ou égal à 10 jours ouvrables : une pénalité de 0.5% du montant indiqué dans le Contrat pour la phase correspondante, par jour ouvrable de retard constaté, sera due par le Prestataire au Client.

Il est précisé que les pénalités sont limitées à cinq (5) % du montant total de  la prestation correspondante.

 

Aucune compensation financière ni pénalité ne pourra être réclamée par le Client en cas de non-respect d’une ou plusieurs date(s) fixée(s) au Calendrier d’Exécution dû à la force majeure ou en cas de manquement, omission ou retard d’exécution du Client.

 

Dans l’hypothèse où pour une raison quelconque, le Calendrier d’Exécution viendrait à être modifié, il est convenu que la modification ne pourra intervenir qu’après accord écrit et signé des deux Parties.

 

5.1.2. Réception

Dès l’achèvement et avant mise en production d’un lot ou de l’ensemble de l’installation le cas échéant, s’ouvrira la période de recette provisoire conformément au Calendrier d’Exécution.

 

La recette provisoire consiste en la réalisation de tests par le Client afin de s’assurer de la conformité du lot ou de l’ensemble de la Solution par rapport aux spécifications définies en Annexe 1 (ci-après « Recette Provisoire »). En fonction du besoin, un document de recettage pourra être défini et agréé entre les Parties.

A l’issue de la période de Recette Provisoire, un procès-verbal de Recette Provisoire est signé contradictoirement par les Parties :

• Si l’exécution de ces tests est conforme aux spécifications relatives au lot concerné ou à l’ensemble de la Solution le cas échéant, le procès-verbal de Recette Provisoire vaut procès-verbal définitif.
• Si l’exécution des tests démontrent des non-conformités techniques aux spécifications, le procès-verbal de Recette Provisoire mentionne les réserves, non-conformités et leur niveau d’importance. En cas de différend quant au niveau de l’importance de la non-conformité, UBIPLACE en tant que sachant déterminera le niveau de la non-conformité.

 

• En cas de non-conformités relevant du paramétrage, ces dernières sont corrigées dans un délai de 3 jours ouvrés.
• En cas de non-conformités ne relevant pas du paramétrage, UBIPLACE propose au Client un plan de remédiation comprenant les actions correctives et des délais prévisionnels en accord avec Client.

 

Si, pour une raison imputable au Client, la réalisation de la Recette Provisoire du lot concerné ou de l’ensemble de la Solution est retardé de plus de 15 jours par rapport au délai agréé par les Parties, le Prestataire pourra proposer au Client un nouveau calendrier adapté en conséquence. En cas de non-respect de la date recalée suivant accord des Parties, l’acceptation est tacite et le Prestataire pourra facturer le lot

 

5.1.3. Formation

Durant la phase de mise à disposition de la Solution, UBIPLACE forme les équipes dédiées du Client à l’utilisation de la Solution selon modalités définies entre les Parties

 

5.2. Maintenance

Au cours du Contrat et à compter de la Recette définitive de livraison de la Solution, qui sera actée par la signature d’un procès-verbal de réception par le Client, le Prestataire assure la maintenance préventive et corrective, au titre du Contrat, constituée des prestations suivantes :

 

5.2.1. Support

Au titre des prestations de Support, le Prestataire s’engage à prendre en compte les Anomalies qui affecteraient la Solution afin de les corriger et de restaurer la Solution en parfait état de fonctionnement.

La correction des Anomalies fait l’objet d’une mise à jour.

 

Le Prestataire interviendra soit à sa propre initiative, soit à la demande du Client, à distance ou sur le site d’exploitation, à la suite des prestations d’Assistance, quand un évènement couvert par le Support interviendra.

 

Dans le cadre du support, le Client a accès à une adresse email du Prestataire pour poser toutes les questions relatives à l’utilisation et au fonctionnement de la Solution. Les heures d’accès du Client à ce support sont les heures ouvrées, de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 18 heures, du lundi au vendredi, à l’exclusion des jours fériés et chômés. En outre, en cas de besoin et en accord avec le Client, un outil de « ticketing » pourra être mis en place.

Le détail des prestations de Maintenance corrective figure à l’annexe 2 SLA.

 

 

5.2.2. Maintenance préventive

1. Mise à jour de la Solution

Il est convenu par les Parties que le Prestataire se réserve le droit d’apporter toutes les corrections et améliorations à la Solution sous la forme de mises à jour notamment afin de se conformer à un changement dans la réglementation ou une évolution des matériels ou au système d’exploitation présents couramment sur le marché (liste à valider avec le Prestataire).

 

Le Prestataire fournira les mises à jour de la Solution au Client au fur et à mesure de leur diffusion après s’être assuré de leur adaptation, et qu’elles ne risquaient pas de provoquer une régression, à la Solution.

 

En cas d’impact majeur sur la sécurité, UBIPLACE s’engage à informer au préalable et immédiatement le Client et au plus tard 48 heures avant l’intervention de mise à jour

 

1. Nouvelle version à l’initiative du Prestatair

Toutes les nouvelles fonctionnalités feront l’objet de nouvelles versions de la Solution qui seront fournies au Client au fur et à mesure de leur diffusion.

 

Le Prestataire s’engage à continuer de maintenir la version précédente tant que la nouvelle version n’est pas installée.

 

Toutefois, dans l’hypothèse où l’installation d’une mise à jour, ou d’une nouvelle version, serait proposée et recommandée par le Prestataire pour des raisons de sécurité d’utilisation de la Solution, justifiées par le Prestataire, ces installations de mises à jour ou de nouvelles versions ne pourront être refusées par le Client dans le délai recommandé par le Prestataire. Le Prestataire fera ses meilleurs efforts pour que  cette mise à jour ou nouvelle version n’entraine aucune régression par rapport à la version précédente.

 

5.2.4. Limitation de la Maintenance

Sont exclues des prestations couvertes par le présent article :

• Les prestations liées à la correction des dysfonctionnements causés par une utilisation incorrecte de la Solution par le Client ou par des modifications apportées par le Client à la Solution, sans l’autorisation du Prestataire ;
• Les prestations qui se révèleraient ne pas être liées directement à la Solution ;
• Les prestations liées au non-respect des spécifications, procédures, mesures de sécurité et de prudence, avertissements divers, associée à la Solution ;

Le Prestataire étudiera et décidera la possibilité de proposer la résolution des dysfonctionnements provoqués par les cas ci-dessus listés, au tarif du Prestataire en vigueur à la date d’intervention

 

5.3. Hébergement

Aux termes du présent Contrat, UBIPLACE s’engage à assurer au profit du Client une prestation d’hébergement présentant les caractéristiques ci-après détaillées en partie sous-traité à un tiers identifié en Annexe 3.

 

L’hébergement proprement dit de la Solution et des Données du Client créées à partir de l’utilisation de la Solution comprend :

• La surveillance du serveur permettant d’héberger l’ensemble des Données du Client ;
• L’allocation, le cas échéant, d’une capacité de stockage du contenu des systèmes sur un autre serveur du Prestataire ;
• La surveillance du bon fonctionnement de l’infrastructure nécessaire à l’hébergement ;
• La surveillance de l’accès à la Solution et aux Données du Client hébergées.
• Un hébergement dont la localisation est définie en annexe 3
• Des sauvegardes régulières des données hébergées

ARTICLE 6 – ACCES AUX SERVICES – DISPONIBILITE

Les engagements de continuité du Service et de disponibilité de la Solution figurent en Annexe 2, de même que ceux relatifs au temps de réponse des divers éléments de la Solution.

 

Le Prestataire assurera la maintenance de la Solution et s’assurera que les conditions de maintenance et d’entretien sont conformes à l’exigence de disponibilité et aux critères de performance figurant en Annexe 2 « SLA ».

 

Le non-respect des engagements contractuels par le Prestataire imputable exclusivement à celui-ci autorisera le Client à :

• appliquer des pénalités contractuelles prévues au Prestataire afin de l’astreindre à s’exécuter conformément à l’Annexe 2 aux stipulations contractuelles et/ou à ;
• résilier le Contrat pour manquement du Prestataire (cf. Article 15.1 du Contrat).

 

Le Client est informé que la connexion à la Solution s’effectue via le réseau Internet et un prestataire extérieur concernant l’hébergement du serveur. Il est averti des aléas techniques qui peuvent affecter ce réseau et le serveur d’hébergement et entraîner des ralentissements ou des indisponibilités rendant la connexion impossible. Le Prestataire ne peut être tenu responsable des difficultés d’accès à la Solution dues à des perturbations du réseau internet ou à des perturbations venant du serveur d’hébergement externalisé.

 

L’accès aux Services peut être momentanément interrompu pour des raisons de nécessité liées aux Services et notamment afin d’assurer la maintenance, la remise à niveaux ou des opérations de sécurité sur les serveurs du Prestataire et/ou du prestataire assurant l’hébergement du serveur. Dans cette hypothèse, le Client sera informé par mail dès que le Prestataire aura connaissance de ces opérations de maintenance, de remise à niveaux et/ou de sécurité, et en tout état de cause dans un délai n’excédant pas vingt-quatre (24) heures.

ARTICLE 7 – PRESTATIONS COMPLEMENTAIRE

Au cours de l’exécution du présent Contrat et sur devis, la réalisation de Prestations Complémentaires peut être convenue par écrit entre les Parties.

Ces dernières pourront entraîner, soit :

• Si les besoins sont uniquement en termes de prestations standard, UBIPLACE communiquera au Client, pour approbation, un devis estimatif accompagné le cas échéant d’un planning prévisionnel de réalisation. UBIPLACE ne débutera pas la réalisation dudit service sans l’accord préalable du Client. Dans tous les cas, lesdits Services feront ensuite l’objet d’une facturation spécifique adressée au Client, payable dans les conditions et modalités indiquées au présent Contrat ;
• Si les besoins sont susceptibles d’entraîner la réalisation de Paramétrages Spécifiques (Par Paramétrage Spécifique on entend notamment l’adaptation du (ou des) logiciel(s), nouveaux Modules et/ou fonctionnalités supplémentaires, travail infographique, etc.), UBIPLACE peut proposer au Client un devis relatif à la réalisation d’une étude de faisabilité relatives aux Paramétrages Spécifiques. En cas d’acceptation du devis, UBIPLACE procède à la réalisation de ladite étude de faisabilité.

Lorsque l’étude de faisabilité démontre la faisabilité de la prestation objet du devis, UBIPLACE peut proposer un devis au Client afin de réaliser les Paramétrages Spécifiques. Le résultat de ces Paramétrages Spécifiques, dont la propriété intellectuelle appartient à UBIPLACE, est alors intégré au périmètre de la licence souscrite par le Client, conformément à l’Article 8 des présentes, après que le Client ait intégralement versé le prix de sa réalisation à UBIPLACE, dans les conditions et modalités indiquées aux présentes et au devis.

 

Les Prestations Complémentaires seront facturées à l’avancement après validation par le Client selon les jalons suivants du projet :

• 60% livraison recette
• 30 % PV vérification d’aptitude au Bon Fonctionnement
• 10% PV de Mise en production

Chaque mise à jour ou nouvelle version faisant l’objet de Prestations Complémentaires sera recettée conformément à la procédure de recette définie selon accord des Parties dans chaque devis signé.

ARTICLE 8 – PROPRIETE INTELLECTUELLE – LICENCE

 

8.1. Propriété intellectuelle afférente au Service

UBIPLACE conserve la propriété intégrale et exclusive de la Solution (y compris le logiciel) y compris l’intégralité des droits de propriété intellectuelle s’y rapportant. Le présent Contrat n’entraine aucune cession ou transfert au bénéfice du Client d’un quelconque droit ou titre de propriété intellectuelle de UBIPLACE, sous réserve du droit d’utilisation à distance des Services consentis au Client.

 

En cas de Paramétrage standard ou spécifique réalisé lors de l’exécution du Contrat, UBIPLACE conserve la pleine et entière propriété sur les Paramétrages Complémentaires y compris la propriété intellectuelle.

 

Ces Paramétrages standards ou spécifiques seront, intégrés, sans préjudice d’une éventuelle adaptation du montant de la redevance, au périmètre de la licence concédée par UBIPLACE au Client dans le cadre des présentes, conformément aux stipulations de l’Article 8, après le complet paiement par le Client de ladite redevance.

 

8.2. Licence d’utilisation

UBIPLACE consent sans exception ni réserve au Client, qui l’accepte, une licence irrévocable, non-exclusive, non-transférable (hormis à une société affiliée du Client) d’accès et d’utilisation de la Solution et des Paramétrages Standard, Spécifiques et Complémentaires dont le nombre de licence et le périmètre territorial sont définis en Annexe 1.

 

Le Client s’interdit, sauf dans les cas prévus par la loi, de (i) modifier, copier ou créer des œuvres dérivées à partir de la Solution ; (ii) créer des « liens » Internet vers ou à partir de la Solution ou reproduire tout contenu faisant partie de la Solution, si ce n’est vers ou à partir des propres intranets du Client afin de permettre aux utilisateurs autorisées d’accéder à la Solution ; ou (iii) désassembler, effectuer de l’ingénierie inverse ou décompiler de la Solution, ou (iv) accéder au Solution afin de (A) développer un produit ou un service concurrent, ou (B) copier des  caractéristiques, fonctions ou graphiques de la Solution.

Il est entendu que UBIPLACE se réserve le droit de corriger les erreurs éventuelles du Service ou de la technologie UBIPLACE.

 

8.3. Garantie

UBIPLACE garantit qu’il dispose de tous les droits de propriété intellectuelle sur les éléments desServices fournis et sur la Solution permettant de conclure le présent Contrat. Ainsi, UBIPLACE s’engage à défendre, indemniser et garantir le Client contre les pertes, dommages ou frais  subis dans le cadre de toute demande, réclamation, procès ou procédure (ci-après la « Réclamation ») effectuée ou engagée contre le Client par un tiers en vertu de laquelle l’utilisation du Service et/ou de la Solution constituerait une violation de ses droits y compris de ses droits de propriété intellectuelle ou un fait de concurrence déloyale ou parasitaire, à condition toutefois que  (i) l’utilisation du Service par le Client ait eu lieu conformément aux stipulations du présent contrat, (ii) le Client informe UBIPLACE immédiatement par écrit de la Réclamation, (iii) UBIPLACE ait été en mesure d’assurer librement la défense de ses propres intérêts et ceux de le Client et que, pour ce faire, cette dernière ait collaboré loyalement à ladite défense en fournissant, en temps utile, tous les éléments, informations et assistance nécessaires pour mener à bien une telle défense et (iv) le Client fournisse à UBIPLACE, aux frais de cette dernière, toute l’assistance raisonnable.

 

Dans le cas où l’interdiction d’utilisation de tout ou partie des éléments de la Solution serait prononcée en conséquence d’une action d’un tiers, ou résulterait d’une transaction signée avec le demandeur à l’action à l’encontre du Client ou d’UBIPLACE, UBIPLACE s’engage, à son choix et à ses frais sans régression des fonctionnalités et performances de la Solution et sans préjudice des droits et recours du Client notamment son droit à indemnisation de son préjudice:

• soit d’obtenir le droit pour le Client de poursuivre l’utilisation des éléments visés dans des délais compatibles avec l’activité du Client;
• soit de remplacer les éléments litigieux faisant l’objet de la réclamation du tiers ;
• soit de rembourser le Client du prix perçu au titre du présent Contrat.

 

8.4. Droit d’utilisation des marques du CLIENT

Dans le cadre du présent Contrat, chaque Partie pourra être amené à faire usage de la marque, du logo, de l’enseigne et/ou du nom commercial appartenant à l’autre Partie, sous réserve de l’approbation préalable écrite et au cas par cas de l’autre Partie, y compris du support utilisé.

 

Il est expressément prévu entre les Parties qu’elles s’engagent réciproquement à ne faire usage desdits Signes Distinctifs de l’autre Partie que dans le cadre exclusif de la réalisation de l’objet du présent Contrat et s’interdisent tout usage qui viendrait dévaloriser ou dénigrer les Signes Distinctifs de l’autre Partie ou porter atteinte à sa réputation.

 

Pour toutes les actions de communication qu’elles envisagent de mettre en place, individuellement ou collectivement, les Parties reconnaissent également que l’utilisation des Signes Distinctifs de l’autre est strictement limitée à un usage via un support, quelle que soit sa nature ou sa forme, (i) communiqué par cette Partie ou (ii) qu’elle aura elle-même réalisé et qu’elle aura préalablement fait valider, par écrit, par l’autre Partie avant toute communication à un Tiers.

ARTICLE 9 – DONNEES DU CLIENT – RGPD

 

9.1 Donnée à caractère personnel traitée par les Parties pour leur compte

S’agissant des Données Personnelles collectées et traitées par chacune des Parties pour leur compte propre pour les besoins de la gestion administrative du présent Contrat, et concernant le personnel de l’autre Partie, chacune des Parties reconnaît les traiter en qualité de Responsable de traitement au sens de la Législation relative à la protection des données et s’engage à ce titre à respecter l’ensemble des obligations leur incombant en cette qualité en vertu de ladite Législation.

 

9.2 Donnée du Client

Les Données du Client contenues sur la Plateforme sont la propriété exclusive du Client. Le Client garantit en outre être titulaire des droits de propriété intellectuelle et des droits à l’image lui permettant d’utiliser et de transmettre les Données et contenus dans le cadre de l’utilisation de la Solution. En conséquence UBIPLACE décline toute responsabilité en cas d’inexactitudes des Données Client renseignées ou transmises par le Client et, le cas échéant, de la non-conformité des Données du Client et/ou des contenus aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité et de la pertinence des Données Client et contenus qu’il transmet directement ou indirectement à UBIPLACE dans le cadre de son utilisation de la Solution.

 

9.3 Donnée à caractère personnel du Client sous-traité au Prestataire

Dans le cadre de la fourniture des Services, le Prestataire reconnaît être amené à traiter des Données Personnelles au nom et pour le compte du Client. Le Prestataire, agissant en qualité de Sous-traitant au sens de la Législation relative à la protection des données, s’engage (i) à respecter ladite réglementation et (ii) à traiter les DCP qui lui sont ainsi confiées conformément aux stipulations définies en Annexe 3. Le Prestataire s’engage ainsi à ce que tous les traitements relatifs aux données à caractère personnel, réalisés dans le cadre des Services faisant l’objet du présent Contrat, soient effectués uniquement sur le territoire de l’Union Européenne.

 

Tout manquement aux obligations qui précèdent par le Prestataire sera considéré comme un cas de résiliation immédiate du Contrat sans que le Prestataire puisse prétendre au versement d’une quelconque indemnité. Il est expressément entendu que cette résiliation pour manquement aura lieu de plein droit, la mise en demeure résultant du seul fait de la constatation écrite adressée à UBIPLACE de l’inexécution de l’obligation, sans sommation, ni exécution de formalités. Nonobstant les dispositions du présent article, l’obligation de suppression et de restitution des données à caractère personnel telle que décrite dans l’article 15 de l’annexe « Protection des données à caractère personnel restera valable tant que le Prestataire conservera les données à caractère personnel transmises.

ARTICLE 10- CONDITIONS FINANCIERES

 

10.1. Conditions tarifaires

Le Client s’engage à payer la contrepartie financière au Service rendu, dont les montants sont précisés en Annexe 1.

 

Les redevances annuelles sont payables à terme à échoir, par virement bancaire, en euros, dans les trente (30) jours nets date d’émission de la facture. La non-utilisation totale ou partielle de licences ne donne pas droit à une réduction du prix.

 

En cas de Prestations Complémentaires, le tarif de ces dernières est indiqué dans un devis spécifique remis par UBIPLACE.

 

Le montant sont énoncés en euros et hors taxe. Le Client paie en sus toutes les taxes à sa charge du fait de la loi.

 

10.2. Révision du prix d’une licence

10.2.1 Révision annuelle – Les redevances seront actualisées automatiquement à chaque date anniversaire, en référence à l’indice SYNTEC français et selon la formule suivante :

 

10.2.2 – Evolution des redevances –  La redevance annuelle des licences est susceptible d’évoluer en cours d’année en cas de Paramétrage standards ou Spécifiques. Le nouveau montant annuel est indiqué dans le devis proposé par UBIPLACE. Il n’est applicable que si le Paramétrage a été accepté par le Client.

 

10.3 Facturation – Modalités de paiement

UBIPLACE transmet au Client une facture relative à la contrepartie exigible. Le Client procède au paiement de la facture, par virement bancaire en euros, dans les 30 ) jours nets date d’émission de la facture.

 

10.4. Retard de paiement

Tout retard de paiement donne lieu, automatiquement et sans mise en demeure préalable, à des pénalités de retard égal  à trois (3) fois le taux d’intérêt légal en vigueur en France à la date à laquelle les pénalités de retard ont commencé à courir, et au paiement d’une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros à la date de signature du Contrat, en application de l’article D441-5 du code du commerce.

 

Nonobstant les intérêts de retard calculés selon les conditions précitées, en cas de défaut ou retard de paiement de l’une quelconque des factures, UBIPLACE se réserve le droit de suspendre la réalisation des Services et/ou la licence, après mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception restée sans effet au moins huit (8) jours ouvrés après la date de réception de cette dernière. Le rétablissement du Client dans la jouissance de la Plateforme n’interviendra qu’à compter du règlement par le Client de la totalité des sommes exigibles y compris notamment les pénalités de retard. Si le non-paiement persiste au-delà des trente (30) jours suivants la date de réception de la mise en demeure susmentionnée, le présent Contrat est résilié de plein droit. Ubiplace disposera de la faculté d’exercer toute autre voie de droit visant à obtenir réparation du préjudice qu’elle aura subie.

ARTICLE 11 – CONFIDENTIALITE

 

Les Parties s’engagent à conserver confidentiel les Informations Confidentielles de l’autre Partie ou contrôlées par cette dernière dont elle a eu connaissance au cours des négociations précontractuelles ou à l’occasion de l’exécution du présent Contrat. Les Parties s’engagent à protéger les Informations Confidentielles dans des conditions de protection qui ne pourraient être inférieures à celles qui devraient légitimement être appliquées à ses propres Informations Confidentielles.

 

Chaque Partie s’engage à ne pas utiliser les Informations Confidentielles à des fins autres que celle de l’exécution du présent Contrat et divulguent uniquement les Informations Confidentielles strictement nécessaires aux Personnes Autorisées ayant besoin d’en connaitre pour l’exécution du Contrat.

 

Les Parties se portent fort du respect par les Personnes Autorisées et s’engagent à ce que les Personnes Autorisées soient soumis à des obligations de confidentialité et de non-utilisation d’un niveau au moins aussi engageante que les obligations prévues au Contrat.

 

Nonobstant ce qui précède, en application d’une disposition légale ou règlementaire impérative ou d’une décision de justice ou d’une demande impérative d’une autorité règlementaire, la Partie destinataire peut divulguer des Informations Confidentielles de l’autre Partie. La Partie destinataire fait ses meilleurs efforts pour (i) informer la Partie Divulgatrice et (ii) obtenir que les Informations Confidentielles soient traitées de manière confidentielle. Dans tous les cas, la Partie destinataire ne communique que les Informations Confidentielles strictement nécessaires pour répondre à l’obligation.

Chaque Partie s’engage à retourner à l’autre Partie ou à détruire, au choix et à la première demande de cette dernière, les Informations Confidentielles (y compris les copies, synthèses, notes, rapports etc. relatifs aux Informations Confidentielles), quel que soit le moment de cette demande, dans les quinze (15) jours ouvrables de la demande ou de la date de résiliation ou expiration du présent Contrat pour quelque raison que ce soit.

Les présents engagements de confidentialité et de non-utilisation s’appliquent pendant la durée du présent Contrat et pendant une période de cinq (5) ans à compte de son expiration ou résiliation.

ARTICLE 12 – RESPONSABILITE – ASSURANCE

 

12.1. Responsabilité

La responsabilité d’une Partie à l’égard de l’autre, au titre du Contrat, est limitée aux dommages matériels directs. Aucune Partie ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, des pertes financières ou des pertes d’exploitation subis par l’autre Partie ou par ses Clients de ce fait. La responsabilité des Parties est limitée au montant des sommes effectivement versées et dues par le Client au cours des douze derniers mois précédent le fait générateur engageant la responsabilité étant entendu que la responsabilité du Prestataire ne sera pas limitée dans les cas où une telle limitation de responsabilité serait expressément interdite par la loi ou en cas de  dommage corporel, fraude, négligence grave, faute intentionnelle, faute lourde ou dol, atteinte aux droits de propriété de tiers (en ce compris la propriété intellectuelle), en cas de non-respect des exigences en matière de confidentialité, de la réglementation en matière de protection des données personnelles, en cas de violation de l’Annexe 6 ou en cas d’acte ou d’omission du Prestataire qui sont contraires aux règles les plus élémentaires de diligence qu’un professionnel consciencieux aurait suivi dans des circonstances similaires.

 

12.2 Assurances

UBIPLACE déclare être titulaire, auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable, d’une assurance couvrant les conséquences de sa responsabilité civile pouvant être mise en action dans le cadre de son activité professionnelle. Après demande écrite du Client, et dans la limite d’une (1) fois par année civile, UBIPLACE communique au Client une attestation d’assurance en cours de validité. Le Client déclare être assuré au titre d’une assurance Cyber auprès d’une compagnie notoirement solvable.

ARTICLE 13 – AUDIT

 

Dans le cadre de l’exécution du présent Contrat, sous réserve d’un préavis minimum de trente (30) jours à compter de la date de réception de la notification de l’audit, le Client peut auditer le Prestataire pour une durée maximum d’un jour pendant les horaires normaux de travail d’UBIPLACE. La notification d’audit comprendra les informations relatives au périmètre de l’audit, la date de l’audit, la période au cours de laquelle l’audit interviendra, ainsi que le nom et les références des personnes en charge de l’audit qui ne pourront être des concurrents du Prestataire, c’est-à-dire des sociétés exerçant la même activité que celle décrite au Contrat.

Le nombre d’audit est limité à un (1) audit tous les deux ans. Nonobstant ce qui précède, le Client peut réaliser un audit pour cause (i.e. suite à un incident majeur) sans que la limite puisse lui être opposé.

 

Tout audit peut être réalisé par le personnel du Client ou un tiers mandaté à cet effet et soumis à des obligations de confidentialité. Le Prestataire collaborera de bonne foi avec l’auditeur et lui communiquera toutes informations ou documents ou explications nécessaires à la réalisation des audits et lui permettra d’accéder aux parties appropriées de tous sites, installations informatiques, outils, Données et moyens utilisés dans le cadre du Contrat, y compris dans le cas où ces audits devraient s’exercer auprès de sous-traitants ultérieurs du Prestataire. Les procédures d’accès seront communiquées par le Prestataire au Client qui devra les respecter. Les connexions logiques pour accéder aux Données seront réalisées par le Prestataire à la demande de l’auditeur. Le Client s’engage à ne pas entraver l’activité du Prestataire, afin de ne pas nuire à la continuité des Services. Le Client réalise un rapport d’audit et le communique à UBIPLACE qui dispose d’un délai de 7 jours ouvrés suivant la date de sa communication, pour formuler de manière contradictoire, toutes observations ou objections adressées à l’auditeur et au Client. En cas de déviations majeures relevées lors de l’audit, les Parties se rapprochent pour échanger sur la base d’un plan de remédiation proposé par UBIPLACE. Toute information relative à l’audit y compris, et sans limitation, les information transmis dans le cadre de l’audit, le rapport d’audit, les réponses et mesures sont des Informations Confidentielles d’UBIPLACE et soumises aux obligations de confidentialité et de non-utilisation prévues aux présentes.

ARTICLE 14 – SOUS-TRAITANCE

 

UBIPLACE peut sous-traiter une partie de la réalisation des Services, sous réserve de l’acceptation préalable et écrite du Client. La sous-traitance de l’ensemble des Services n’est pas autorisée. En tout état de cause, le Prestataire demeurera le seul interlocuteur du Client et restera seul responsable de l’exécution de la totalité des Services objet du Contrat. Nonobstant ce qui précède, toute sous-traitance rentrant dans le cadre de l’article 28 du RGPD est soumise à l’autorisation écrite du Client. Le Client donne d’ores-et-déjà son accord à la liste des sous-traitants identifiée en Annexe 3 .

ARTICLE 15 – RESILIATION – CONSEQUENCES DE LA FIN DU CONTRAT

 

15.1. Résiliation pour faute

Sans préjudice de la résiliation à l’article 10.4, le présent Contrat peut être résilié de plein droit par l’une des Parties en cas d’inexécution grave ou répétée par l’autre d’une ou plusieurs des obligations contenues dans ses diverses clauses. Cette résiliation ne devient effective que trente (30) jours après l’envoi par la Partie plaignante à la Partie défaillante d’une lettre recommandée avec accusé de réception exposant les motifs de la plainte, à moins que dans ce délai la Partie défaillante n’ait satisfait à ses obligations ou n’ait apporté la preuve d’un empêchement consécutif à un cas de force majeure.

 

L’exercice de cette faculté de résiliation ne dispense pas la Partie défaillante de remplir les obligations contractées jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation et ce, sous réserve des dommages éventuellement subis par la Partie plaignante du fait de la résiliation anticipée du présent Contrat.

 

15.2. Conséquences de la résiliation

En cas de résiliation, quelle qu’en soit la cause, tous les droits d’utilisation concédés au titre des présentes cesseront immédiatement.

 

Toute obligation de versement d’un montant exigible qui serait née d’une prestation réalisée ou en cours antérieurement à la résiliation devra être acquittée par le Client dans les plus brefs délais suivant ladite résiliation. Le cas échéant, en vue de faciliter les comptes entre les Parties, un rapport sur l’état des prestations effectuées sera établi par UBIPLACE et une copie sera remise au Client.

ARTICLE 16 – REVERSIBILITE

 

À tout moment en cours d’exécution du présent Contrat, à la demande du Client ainsi qu’en cas d’expiration ou de résiliation de tout ou partie du Contrat, le Prestataire s’engage à assurer à titre gracieux les opérations de mise à disposition des données dans les meilleures conditions afin que le Client puisse les faire migrer vers tout autre système de son choix, et ce dans un format structuré et couramment utilisé, à définir lors de la réception de la demande du Client.

 

16.1. Définition des opérations de réversibilité

Les opérations de réversibilité comprendront notamment :

• la restitution par le Prestataire de l’ensemble des programmes, bases de données, documentation et autres éléments propriété du Client ou acquis par le Client en application des dispositions du présent Contrat ;
• la restitution de l’ensemble des Données, fichiers ou autres éléments du Client et résultant notamment de la mise en œuvre des Services, que ces éléments soient archivés ou non. La restitution s’effectuera sur supports magnétiques, optiques ou autres. Le Prestataire s’engage à ne conserver aucune copie des programmes, documentation, Données, etc., restitués au Client et à ne plus les utiliser pour quelque raison que ce soit ;
• la communication au Client de toutes les informations nécessaires à la mise en œuvre la réversibilité ;

 

16.2. Délais de réalisation

Ces opérations de réversibilité se dérouleront pendant le délai nécessaire à la réalisation de la réversibilité, y compris après expiration ou rupture du Contrat si nécessaire, et ne pourront excéder 90 jours consécutifs.

 

16.3 Plan de réversibilité

Un plan de réversibilité détaillé est fourni par le Prestataire en Annexe 5 du présent Contrat.

ARTICLE 17 – FORCE MAJEURE

 

17.1. Force majeure

Sont considérés comme des cas de force majeure dégageant les Parties de toute obligation ou engagement de livraison, de garantie ou de responsabilité, des évènements répondant aux conditions fixées par l’Article 1218 du Code civil et la jurisprudence française et notamment sans que la liste soit limitative pour autant que les conditions précitées soient remplis : des guerres, intervention des autorités civiles ou militaires, acte terroriste, confinement, épidémie (à l’exception du Covid 19), catastrophes naturelles, incendies, tempête, dégâts des eaux, séisme, tsunami, interruption du réseau de télécommunications ou du réseau électrique, surcharge du réseau électrique, impossibilité d’approvisionnement en matières premières, restriction gouvernementale administrative ou légale.

 

Dans de telles circonstances, la Partie concernée préviendra l’autre Partie par écrit, dans les cinq (5) jours ouvrés de son impossibilité à exécuter sa prestation et s’en justifiera auprès de celle-ci. , Le Contrat s’en trouvera dès lors suspendu de plein droit sans indemnité à compter de la date de survenance de l’événement.

 

Cependant, dès la disparition de la cause de la suspension de leurs obligations réciproques, les Parties feront tous leurs efforts pour reprendre le plus rapidement possible l’exécution normale de leurs obligations contractuelles. A cet effet, la Partie empêchée avertira l’autre Partie de la reprise de son obligation par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou tout acte extrajudiciaire.

 

La Partie affectée par l’événement de force majeure s’engage à utiliser tous les moyens raisonnablement à sa disposition pour minimiser les conséquences de la force majeure et continuer à remplir ses obligations non affectées par ledit événement dans le cadre du présent Contrat. En particulier, dans le cas de la survenance d’un cas de force majeure, les Parties prendront dans les meilleurs délais toutes les mesures raisonnablement envisageables pour en atténuer l’impact sur l’exécution de leurs obligations. En outre, les Parties se réunissent pour discuter en toute bonne foi des mesures à prendre pour minimiser les conséquences du cas de force majeure.

 

Néanmoins, si l’événement venait à durer plus de trente (30) jours ouvrés à compter de la date de sa notification, le Contrat pourra être résilié de plein droit par lettre recommandée avec accusé de réception par la Partie la plus diligente sans qu’aucune des Parties puisse prétendre à l’octroi de dommages et intérêts.

ARTICLE 18 – DISPOSITIONS GENERALES

 

18.1. Intégralité

Le présent Contrat est constitué par le présent document et ses Annexes.

L’ensemble de ces documents contient l’intégralité des termes et conditions sur lesquels les Parties se sont mises d’accord.

Toutes modifications qu’il s’avérerait nécessaire d’apporter au présent Contrat seront décidées et arrêtées d’un commun accord entre les Parties et feront l’objet d’un avenant écrit au présent Contrat.

 

18.2. Divisibilité

Dans le cas où l’une des clauses non substantielles du présent Contrat devenait caduque ou était frappée de nullité en application de la loi, d’un règlement ou d’une décision définitive d’une juridiction compétente, cette clause serait réputée non écrite et ne saurait entraîner la nullité du Contrat dans son ensemble. Les Parties s’efforceront de remplacer, d’un commun accord, la clause déclarée nulle ou inapplicable par une disposition équivalente respectant l’esprit qui a présidé à la signature du présent Contrat.

 

18.3. Cession – Substitution

Le Contrat est conclu intuitu personae et ne pourra en aucun cas être cédé ou transféré de quelque manière que ce soit, en tout ou en partie, pour quelle que cause que ce soit, par l’une ou l’autre des Parties sans l’accord exprès, écrit et préalable de l’autre Partie.

 

18.4 Non-renonciation

Aucune renonciation de l’une des Parties à se prévaloir de l’un quelconque de ses droits issus du présent Contrat, ne saurait constituer une renonciation pour l’avenir aux dits droits.

 

18.5 – Notifications

Sauf dans les cas où une stipulation du Contrat en dispose autrement, il résulte d’un accord exprès entre les Parties que les échanges entre elles pourront intervenir par tous moyens, notamment par messagerie électronique aux adresses e-mail qu’elles se sont communiquées.

Les Parties conviennent que l’impression papier d’un courriel permet de prouver valablement la teneur des échanges sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane. Toute notification ou mise en demeure au titre du présent Contrat est faite par lettre recommandée avec accusé de réception. Toute lettre recommandée avec accusé de réception sera adressée à la Partie concernée soit par voie postale à l’adresse de son siège social, soit par voie électronique (dans les conditions prévues par le Décret n°2011-144 du 2 février 2011 relatif à l’envoi d’une lettre recommandée par courrier électronique). Les Parties mettent en œuvre toutes les mesures utiles, tels que pare feu et anti-virus régulièrement mis à jour et correctement paramétrés, pour se protéger de la manière la plus efficace possible contre les intrusions, attaques et propagation des virus afin de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des fichiers et des e-mails reçus. Les Parties sauvegarderont par la manière la plus appropriée et la plus sûre possible l’intégralité des messages transmis relatifs à l’objet du Contrat.

ARTICLE 19. ETHIQUE DES AFFAIRES

 

Chaque Partie s’engage à développer ses affaires en respectant ses valeurs éthiques et d’intégrité, et à se conformer strictement aux législations et réglementations nationales et internationales, notamment celles relatives à la lutte contre la corruption et contre le blanchiment d’argent. Elles s’engagent à respecter les règles éthiques et déontologiques décrites dans l’Annexe 6 « Ethique et Conformité ».

ARTICLE 20. LOI APPLICABLE – REGLEMENT DES LITIGES

 

Le présent Contrat est soumis au droit français, à l’exclusion de toute autre législation.

 

En cas de litige relatif à la validité, à l’interprétation, à l’exécution ou à l’inexécution, à l’interruption ou à la résiliation du Contrat, les Parties s’engagent avant toute action en justice à rechercher une solution amiable directe.

 

Si aucun accord amiable ne peut aboutir dans un délai de quinze (15) jours ouvrés après notification du litige par l’une des Parties à l’autre Partie, le litige sera alors soumis par la Partie la plus diligente à la compétence juridictionnelle du tribunal de commerce de Nice nonobstant les cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires, en référé ou par requête.

ARTICLE 21 – LISTE DES DOCUMENTS APPLICABLES

Le présent document

Les annexes au présent documents :

• Annexe 1 – SLA
• Annexe 2 – Annexe RGPD

Il est précisé que les pénalités sont limitées à cinq (5) % du montant total de l’abonnement annuel.

Les délais ci-dessus se calculent à compter de l’information donnée par le client au Prestataire sur l’Anomalie.

 

Les niveaux de service ci-dessous ne relèvent pas de la responsabilité du Prestataire et ne peuvent donner lieu à application de pénalités :

Article 1 : description des traitements

UBIPLACE sera amené à traiter des données à caractère personnel (ci-après les « DCP ») dans le cadre des traitements dans la Sous-Annexe « Description des traitements ». Le Client, Responsable de traitement, pourra modifier à tout moment la description de ces traitements et en notifiera immédiatement UBIPLACE.

 

Article 2. Obligations du Client vis-à-vis du Sous-traitant

Le Client, en tant que Responsable de traitement, s’engage à respecter la Législation relative à la protection des données personnelles, et notamment à :

• s’assurer que les traitements et leurs finalités sont conformes au RGPD;
• fournir à UBIPLACE la description du traitement ainsi que toutes DCP et informations permettant à UBIPLACE d’exécuter ses obligations aux termes de la présente et conformément au RGPD;
• documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des DCP par UBIPLACE, et ;
• fournir à UBIPLACE toute notice d’information ou autre document d’information à destination des personnes physiques concernées par les Services visés dans le Contrat et dont UBIPLACE est amené à traiter les DCP.

 

Article 3. Obligations du Sous-traitant

UBIPLACE s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires au respect par elle-même, son personnel de ses obligations et ses sous-traitants le cas échéant et notamment à :

• traiter les DCP uniquement pour l’exécution des Services qu’il effectue pour le Client au titre du Contrat ;
• traiter les DCP conformément aux instructions documentées et des autorisations reçues du Client y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins que le Sous-traitant ne soit tenu d’y procéder en vertu d’une disposition impérative résultant du droit communautaire ou du droit de l’Etat membre auquel elle est soumise; dans ce cas, le Sous-traitant informera le Client de cette obligation juridique avant le traitement des données, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
• informer, dans les meilleurs délais, le Client si, selon lui, une instruction constitue une infraction à la réglementation.

Si une instruction a pour objet ou effet de créer ou modifier une finalité prévue dans la Sous-Annexe « Description des traitements », UBIPLACE s’engage à le notifier immédiatement au Client afin que pour les Parties puissent formaliser par avenant l’actualisation de ladite Sous-Annexe dans les meilleurs délais.

 

UBIPLACE reconnaît et accepte qu’il ne peut agir en matière de traitement des DCP et des fichiers auxquels il peut avoir accès que conformément aux présentes. En outre, il s’interdit :

• d’utiliser les DCP à d’autres fins que celles définies dans les présentes et le Contrat;
• la consultation et le traitement de DCP autres que celles concernées par les présentes et ce, même si l’accès à ces DCP est techniquement possible ;
• de céder ou louer les DCP à un tiers, à titre gratuit ou non ;
• d’insérer dans les fichiers des DCP qui ne lui ont pas été confiées par le Client ;

 

UBIPLACE s’engage à ce que toutes les personnes autorisées à traiter les Données aient bien reçu la formation nécessaire en matière de protection des DCP.  UBIPLACE se porte garant du respect de ses obligations par tous ses personnels, assimilés et sous-traitants ultérieurs et est responsable de toutes les conséquences dommageables qui pourraient, même indirectement, résulter de l’inobservation par l’un d’entre eux de celles-ci.

 

Article 4. Traitement des données sensibles ou à caractère particulier.

Dans le cas où le traitement porte sur des DCP révélant l’origine prétendument raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions (« données sensibles ») ou toute autre type de données pour lesquelles la Législation relative à la protection des données déterminent des requis exigences spécifiques à leur traitement, UBIPLACE s’engage à conseiller le Client pour définir des mesures techniques ou organisationnelles spécifiques, ou des garanties supplémentaires, qu’il s’engage à mettre en œuvre.

 

Article 5. Garantie

Le Client garantit à UBIPLACE le respect des obligations légales et règlementaires lui incombant et le respect de ses obligations au titre de la présente Annexe.

 

Article 6. Data Protection Officer

6.1. DPO du Client

Le DPO désigné par le Client : Jean-Paul Chavant, Délégué à la protection des données, DPO.EGIS@EGIS.FR

6.2. DPO du Sous-traitant

Le DPO désigné par UBIPLACE:
REMI MEJIAS
32 rue de l’hôtel des postes
06000 NICE

 

Article 7. Sécurité

En tant que Sous-traitant, UBIPLACE s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les DCP contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions de DCP dans un réseau, ainsi que contre toute forme de traitement illicite, étant précisé que ces mesures doivent assurer un niveau de sécurité adapté au risque, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que du niveau de gravité et de probabilité d’occurrence du risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

UBIPLACE fournit au Client le détail des mesures techniques et organisationnelles ainsi déployées dans la Sous-Annexe « Mesures de sécurité techniques et organisationnelles ».

UBIPLACE veille à ce que les personnes autorisées à traiter les DCP s’engagent à respecter la confidentialité des Données ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

 

Article 8. Tenue du registre

UBIPLACE s’engage à tenir un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client, conformément aux dispositions du RGPD et en donnera accès au Client sur demande écrite de ce dernier adressée par lettre recommandée avec AR.

 

Article 9. Localisation des Données

UBIPLACE confirme qu’aucune donnée personnelle ne sera hébergée hors du territoire français ou de l’Union européenne et qu’à ce titre il est conscient que, dans le cas ou tout ou partie des Données devaient être malgré tout stockées sur des serveurs localises dans des pays hors du territoire de l’union européenne ; ces pays doivent offrirent un niveau de protection suffisant et adéquat.

UBIPLACE s’engage à communiquer à première demande au Client la liste de tous les lieux d’hébergement et de traitement des données du Client (site d’hébergement principal, site(s) de secours, sites de traitements, de supports, lieux de stockage des sauvegardes, etc.). UBIPLACE doit tenir à jour cette liste, la transmettre au Client dès la signature du Contrat puis lors de chaque mise à jour.

 

Article 10. Conformité dès la conception.

UBIPLACE s’engage à prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut. A cette fin il s’engage notamment à ce que ceux-ci soient nativement conçus ou paramétrables pour pouvoir répondre à l’exercice des droits des personnes à l’aide des fonctionnalités adaptées, pour limiter les données traitées conformément aux finalités poursuivies, pour permettre une ségrégation des utilisateurs en fonction de leur besoin d’accéder aux données, pour assurer une traçabilité des accès aux données ou pour déterminer les durées de conservation des données et assurer leur mise en œuvre.

 

Article 11. Archivage.

Le Prestataire s’engage à ne conserver de données à caractère personnel que pour les stricts besoins des Services et, en dehors des cas dans lesquels il existe une obligation d’archivage, s’engage à supprimer dans les plus brefs délais les données à caractère personnel qui ne sont plus nécessaires. Les données archivées devront être supprimées dans les plus brefs délais lorsque le motif justifiant leur archivage n’a plus raison d’être.

Lorsqu’il existe une obligation d’archivage, que celle-ci découle d’une obligation légale ou règlementaire, d’un engagement contractuel spécifique ou d’une mesure destinée à répondre des obligations de résilience du système d’information du Prestataire, les données à caractère personnel sont archivées dans une base d’archive spécifique, distincte de la base active, avec des accès restreints aux seules personnes ayant un intérêt à en connaitre en raison de leurs fonctions ou dans la base active, à condition de procéder à un isolement des données archivées au moyen d’une séparation logique pour les rendre inaccessibles aux personnes n’ayant plus d’intérêt à les traiter.

 

Article 12. Flux transfrontalier des Données

Les transferts de Données en-dehors de l’Espace Économique Européen sont autorisés par le Client sous réserve du respect des stipulations qui suivent :

• tout transfert dans un pays autre qu’un pays de l’Union Européenne ou un pays reconnu par l’Union Européenne comme étant adéquat en matière de protection des Données à caractère personnel, devra (i) faire l’objet de la signature préalable de clauses contractuelles types selon le modèle arrêté par la Commission Européenne sur la base de l’article 46 § 2 du RGPD (la dernière version par la Commission Européenne est issue de la décision d’exécution (UE) 2021/914 datée du 4 juin 2021), ou tout autre mécanisme reconnu équivalent et (ii) être effectué uniquement sur la base d’instructions documentées du Client. Si cela était requis de la part du Prestataire, au regard des textes applicables, UBIPLACE s’engage à procéder à l’évaluation définie par l’étape 3 des recommandations 01/2020 adoptées le 18 juin 2021 par le Comité Européen de la Protection des Données, concernant les mesures qui complètent les outils de transfert pour assurer le respect du niveau de protection des données à caractère personnel de l’UE. En toute hypothèse, le Client reconnait qu’en tant que Responsable de traitement des Données dont le traitement est confié au Sous-traitant au titre du Contrat, le Client reste responsable de la bonne information des Personnes Concernées, en application de l’article 13 du RGPD.

 

Article 13. Sous-traitance ultérieure

Le Client autorise expressément UBIPLACE agissant en tant que Sous-traitant à faire appel aux sous-traitants de second rang et plus utilisés par UBIPLACE dans le cadre de l’exécution des services et prestations visés par le Contrat, tels que listés en Sous-Annexe « Liste des Sous-traitants en matière de DCP ».

 

Dans ce cadre, UBIPLACE s’engage à :

• informer et signer un contrat écrit avec le Sous-traitant de second rang, imposant les mêmes obligations en matière de protection des Données que celles fixées dans la présente annexe et au Contrat ;
• mettre à la charge de son Sous-traitant toutes obligations nécessaires pour que soient respectées la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données, et pour que lesdites données ne puissent être ni cédées ou louées à un tiers à titre gratuit ou non, ni utilisées à d’autres fins que celles définies dans les présentes
• tenir à la disposition du Client une liste du ou des Sous-traitants impliqués dans le traitement de Données.

Conformément à l’article 28 (2) du RGPD, la désignation ou le replacement de tout Sous- traitant de second rang par UBIPLACE autre que ceux listés dans la Sous-Annexe donnera lieu à un accord préalable écrit du Client par UBIPLACE dans les meilleurs délais. UBIPLACE soumet la demande d’autorisation spécifique au moins 1 mois avant le recrutement du sous-traitant ultérieur en question, ainsi que les informations nécessaires pour permettre au responsable du traitement de prendre une décision au sujet de l’autorisation. Les parties tiennent à jour la liste des sous-traitants ultérieurs autorisés par le Client.

À la demande du responsable du traitement, UBIPLACE lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les données à caractère personnel, le sous-traitant peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.

UBIPLACE en tant que Sous-traitant vis-à-vis du Client demeure en tout état de cause pleinement responsable de l’exécution, par ces Sous-traitants de second rang, des obligations leur incombant.

Les données traitées en exécution du Contrat ne pourront faire l’objet d’aucune divulgation à des tiers, et ce y compris aux Sous-traitants d’UBIPLACE, en dehors des cas prévus dans la présente Annexe et dans le Contrat ou de ceux prévus par une disposition légale ou réglementaire.

 

Article 14. Coopération et audit

UBIPLACE s’engage à coopérer avec le Client afin de respecter les obligations pesant sur celui-ci au regard de la réglementation sur les données personnelles ; notamment pour la réalisation d’analyses d’impact que celui-ci déciderait d’effectuer, et la consultation de l’autorité de contrôle.

UBIPLACE devra notifier immédiatement au Client toute modification ou changement pouvant impacter le traitement des DCP.

A la demande du Client, UBIPLACE devra établir une attestation ou transmettre toute information nécessaire pour démontrer que les règles prévues par la présente Annexe ont bien été respectées

Le Client se réserve le droit de procéder à toutes vérifications qui lui paraissent utiles pour constater et/ou analyser le respect par le Sous-traitant de ses obligations précitées, et notamment en procédant à un audit de sécurité organisationnel, fonctionnel, documentaire et technique.

Ces vérifications doivent permettre notamment de s’assurer que les mesures de protection des DCP mises en place ne peuvent être contournées sans que cela ne soit détecté et notifié, et que le Sous-traitant contribue à la conformité règlementaire du Client.

Le Client est tenu d’informer UBIPLACE de son intention de réaliser l’audit dans un délai de trente (30) jours calendaires avant que n’ait lieu l’audit. Le Client s’engage à ce qu’

• aucun dommage de quelque nature que ce soit (aux biens et aux personnes),
• aucune perturbation, aucune discontinuité, des activités de UBIPLACE n’ait lieu au cours de l’audit.

 

Le Client est tenu de s’assurer que les personnes réalisant l’audit ou ayant accès aux informations relatives à cet audit soient soumises à une obligation de confidentialité relativement à cet audit

UBIPLACE n’est pas tenu de donner accès à ses locaux, systèmes ou équipements aux fins de réaliser l’audit ou l’inspection :

• à tout individu ne produisant pas une preuve de son identité et de son titre l’habilitant à participer à l’audit ou l’inspection ;
• en dehors des heures régulières de travail au sein de ses locaux ;
• pour permettre la réalisation de plus de un (1) audit en une année calendaire.

 

UBIPLACE s’engage à répondre aux demandes d’audit du Client effectuées par lui-même ou par un tiers de confiance qu’il aura sélectionné, reconnu en tant qu’auditeur indépendant ayant une qualification adéquate, et libre de fournir les détails de ses remarques et conclusion d’audit au Client.

Dans l’hypothèse où le Client mandaterait un auditeur pour les besoins du présent article, ledit Client se porte fort du respect des dispositions de cet article par cet auditeur.

UBIPLACE mettra en place les moyens raisonnables pour permettre aux personnes mandatées par le Client de mener à bien les audits dans de bonnes conditions.

Il fournira les documents ou informations nécessaires à cet audit. Néanmoins, les dispositions du présent article ne requièrent pas qu’UBIPLACE divulgue au Client et/ou à ses auditeurs, des informations de toute nature précédemment divulguées ou autrement gardées confidentielles par UBIPLACE pour son propre compte, celui de l’un quelconque de ses partenaires commerciaux ou d’une autre personne à quelque titre que ce soit (les « Informations Protégées »). Par conséquent, UBIPLACE peut, à sa seule discrétion, refuser l’accès au Client et/ou ses auditeurs à tout système d’information (y compris aux bases de données et aux serveurs) et à tout dossier, document, donnée ou autres informations relatives aux Informations Protégées. UBIPLACE notifie au Client, par écrit, les raisons et la portée de ce refus.

Les frais et coûts occasionnés par l’audit seront à la charge exclusive du Client.

 

Article 15. Modalité d’exercice des droits des personnes

UBIPLACE s’engage à coopérer avec le Client afin de permettre la gestion des demandes des personnes concernées tendant à l’exercice de leurs droits, notamment :

• droit d’accès,
• droit de rectification,
• droit de suppression, d’opposition,
• droit de limitation,
• droit de portabilité
• droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée.

 

Si une personne concernée exerce directement ses droits auprès du Sous-traitant, celui-ci communiquera au Client les demandes qui lui seront parvenues dans les meilleurs délais, sans dépasser quarante-huit (48) heures maximum. Le Sous-traitant ne pourra répondre à la demande d’une personne concernée que sur instruction du Client. Toutefois, lorsque la demande est circonscrite aux données traitées par UBIPLACE en vertu des présentes, UBIPLACE s’engage à répondre, au nom et pour le compte du Client conformément à la formulation et au format arrêtés avec le Client et dans un délai maximal de 30 (trente) jours calendaires à compter de la réception de la demande de la personne concernée. Si la demande est plus large ou si les modalités de réponses ne sont pas encore déterminées par le Client, UBIPLACE adresse la personne vers le point de contact du Client identifié aux présentes.

 

UBIPLACE tient, et remet au Client à sa demande, un état trimestriel des demandes d’exercice de droits qu’il a reçues et traitées sur la période, qui décrit notamment la nature des droits exercés et le délai de réponse.

 

Article 16. Violation de Données

UBIPLACE notifiera au Client, dans les meilleurs délais, sans dépasser quarante-huit (48) heures après en avoir eu connaissance toute violation de DCP ou toute violation de la sécurité, accidentelle ou illicite, incluant notamment leur destruction, leur perte, leur altération, leur divulgation non autorisée ou leur accès traitement non autorisé.

Cette notification doit être envoyée au Délégué à la protection des données du Client, par courrier électronique.

Lors d’une violation de données, UBIPLACE s’engage à procéder à toutes investigations utiles sur les manquements aux règles de protection afin d’y remédier dès que possible et de diminuer leur impact sur les personnes concernées.

Il revient uniquement au Client, de notifier cette violation de données à l’autorité de contrôle compétente ainsi que, le cas échéant, à la personne concernée.

 

Article 17. Contrôle

En cas de contrôle d’une autorité compétente, le Client et le Sous-traitant s’engagent à coopérer entre elles notamment par la fourniture de toutes informations qui pourraient s’avérer nécessaire, et avec l’autorité de contrôle.

Dans le cas où le contrôle mené chez UBIPLACE concernerait les traitements mis en œuvre au nom et pour le compte du Client, le Sous-traitant s’engage à en informer immédiatement le Client et à ne prendre aucun engagement pour lui.

 

Article 18. Sort des Données

A l’issue du Contrat pour quelque cause que ce soit, UBIPLACE s’engage à supprimer toutes les DCP ou à renvoyer toutes les DCP au Client et à détruire toutes les copies existantes à moins qu’une obligation légale ou règlementaire applicable n’exige la conservation des DCP.

UBIPLACE s’engage à fournir au Client, à première demande écrite, un justificatif de suppression des DCP.